L’état des lieux digital tel que les équipes le vivent
Un programme de transformation se construit sur un état des lieux. TellMeHow le dresse à partir de ce que chaque collaborateur montre de son poste : outils officiels, tableurs parallèles et passerelles faites à la main.
Par type de cabinet
Le point de départ d’un programme
Avant de proposer une feuille de route, le cabinet doit comprendre comment l’entreprise travaille aujourd’hui. La DSI fournit la liste des applications ; les métiers, eux, vivent avec des exports, des tableurs partagés et des courriels qui font le lien entre ces applications. Cet usage réel conditionne l’adoption des futurs outils. Il se découvre rarement en atelier, parce qu’il paraît trop banal pour être cité.
Ce que l’inventaire officiel ne montre pas
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Les tableurs devenus des applications
Un fichier partagé créé pour dépanner sert depuis des années de base de suivi. Il porte des règles de gestion que personne n’a documentées et qu’un nouvel outil devra reprendre.
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Des usages très différents d’un site à l’autre
Le même logiciel est utilisé à fond dans une agence et contourné dans la suivante. Un échantillon de quelques ateliers ne permet pas de voir cette dispersion.
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Des chantiers priorisés à l’intuition
Sans volumes ni fréquences, l’ordre des chantiers repose sur ce qui a été dit le plus fort. Le comité de pilotage manque d’éléments pour arbitrer.
De l’état des lieux à la priorisation
La collecte couvre tout le périmètre du programme sans mobiliser vos consultants sur chaque entretien.
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Cadrer l’inventaire des usages
Vous partez d’une méthode d’audit des outils et vous y ajoutez le contexte du client : applications connues, sigles maison, sites concernés. Pour chaque population, vous listez les démonstrations attendues, comme la saisie d’un devis ou le suivi d’une livraison.
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Faire montrer le poste de travail
Le participant partage son écran entier, ce qui laisse voir les logiciels installés et les fichiers ouverts. L’intervieweuse demande à voir chaque manipulation décrite et pose des questions sur ce qu’elle voit, par exemple l’origine d’un chiffre recopié.
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Croiser outils, flux et volumes
L’analyse relie chaque étape de process à l’outil réellement utilisé, relève les ressaisies et les fichiers parallèles, et estime volumes et durées avec leur fourchette et leurs sources.
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Proposer l’ordre des chantiers
Les opportunités apparaissent dans une matrice gain/effort, selon le barème de votre méthode. Vous ajustez, rédigez vos recommandations et publiez un livrable navigable pour le comité de pilotage.
Exemple : un négociant en matériaux de 450 personnes
Exemple fictif, pour illustrer une mission type.- Entreprise auditée
- Négoce de matériaux de construction, 450 salariés, 22 agences, avant un programme de modernisation des outils commerciaux et logistiques.
- Populations interrogées
- Comptoirs d’agence Achats Crédit client Logistique et livraisons
- Thèmes du guide
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- Outils utilisés au quotidien
- Fichiers et tableurs partagés
- Établissement d’un devis chantier
- Planification des livraisons
- Échanges entre agences et siège
- Montrez-moi
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Montrez-moi comment vous préparez un devis
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Montrez-moi le fichier de planification des tournées
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Constats d’exemple
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Outil
Les tournées de livraison sont planifiées dans un tableur partagé par agence, alimenté à la main depuis les commandes de l’ERP.
Capture épinglée, logistique 2 · 06:18 -
Ressaisie
Les prix négociés pour les gros chantiers sont recopiés depuis un courriel des achats dans chaque devis, faute de grille tarifaire partagée.
Extrait audio, comptoir d’agence 5 · 17:42 -
Volume
Environ 60 à 90 devis chantier par semaine et par agence, d’après quatre participants des comptoirs.
Récapitulatifs validés, comptoirs d’agence 1, 3, 5 et 7
Ce que le cabinet livre
- Un état des lieux des outils réellement utilisés, process par process, au-delà de l’inventaire officiel.
- La liste des tableurs et fichiers parallèles, avec ce qu’ils contiennent et qui les alimente.
- Des volumes et des durées estimés, avec leur fourchette et leurs sources.
- Une matrice gain/effort des chantiers possibles, base de la feuille de route du programme.
Questions fréquentes des cabinets de transformation
Pourquoi faire partager l’écran entier ?
Dans TellMeHow, le partage d’écran entier est proposé par défaut pour que les logiciels installés et les fichiers ouverts soient visibles, pas seulement un onglet. Le participant peut choisir une seule fenêtre, changer d’écran ou couper le partage à tout moment.
Les données sensibles visibles à l’écran sont-elles protégées ?
Un floutage, activé par défaut et réglable par mission, masque des données détectées comme les IBAN ou les numéros de carte avant l’envoi des images au modèle de vision et sur la vidéo enregistrée. Aucune détection n’est parfaite, ce que l’écran d’accueil indique au participant, qui peut aussi masquer lui-même une zone.
Peut-on intégrer des données issues des outils du client ?
Oui, par des pièces (exports, tableurs, procédures) et par un import structuré dans un format d’échange documenté. TellMeHow ne se connecte pas directement aux logiciels du client : les données entrent par fichiers ou par import.
Comment sont estimés les volumes ?
Les volumes viennent de ce que disent et montrent les participants, et des sources importées. TellMeHow les présente avec une fourchette et la liste des sources, et une contradiction entre deux sources peut déclencher une relance ciblée.
Les fonctionnalités en jeu
- Partage d’écran L’intervieweuse demande « montrez-moi » et voit l’écran partagé, là où le travail se fait réellement.
- Analyse croisée Tous les entretiens croisés en constats sourcés, avec les contradictions et les relances pour les lever.
- Livrable et chat Un espace publié pour le sponsor, où chaque constat renvoie à sa preuve et où l’on interroge l’audit.
Autres cas d’usage
- Intégrateurs ERP / CRM Un recueil des besoins fondé sur l’existant tel qu’il est vraiment utilisé, exportable en BPMN.
- Agences d’automatisation Repérer les tâches répétitives, estimer leurs volumes avec sources et argumenter chaque devis.
- Qualité et conformité L’écart entre la procédure écrite et la pratique réelle, documenté par des preuves horodatées.
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Un entretien vocal avec partage d’écran, la carte des process qui en sort, le livrable que lit le sponsor : sur une mission de démonstration, avec vos questions.