Le même outil, pour auditer votre propre organisation
TellMeHow est conçu d’abord pour les cabinets de conseil. Une DSI ou une équipe d’amélioration continue peut s’en servir de la même façon, pour comprendre comment ses applications sont réellement utilisées.
Par type de cabinet
Auditer sa propre organisation
Une DSI connaît son parc applicatif, ses tickets et ses licences. Elle voit moins bien ce qui se passe entre les applications : l’export retraité chaque semaine, le formulaire en ligne créé par un service, le fichier qui sert de référentiel. Les équipes d’amélioration continue font le même constat sur les process. Interroger les utilisateurs un par un demande un temps que l’équipe a rarement, et les retours passent souvent par le filtre de la hiérarchie.
Ce qui est difficile à voir de l’intérieur
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Les applications fantômes
Formulaires en ligne, tableurs partagés, outils gratuits adoptés par un service : ils portent des données de l’entreprise sans apparaître dans l’inventaire.
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Les irritants que personne ne signale
Un écran lent, un double login, une ressaisie quotidienne finissent par sembler normaux. Ils ne deviennent pas des tickets, mais coûtent du temps chaque jour.
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Une parole moins libre en interne
Raconter ses contournements à l’équipe qui gère les outils n’est pas anodin. Sans garanties claires, les collaborateurs décrivent la façon de faire officielle.
La démarche, appliquée en interne
Le parcours est celui d’une mission de cabinet ; votre équipe y tient le rôle du consultant et votre direction celui du sponsor.
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Préparer le guide
Vous partez d’un modèle de méthode, par exemple l’audit des outils, puis vous ajoutez votre contexte : applications en place, vocabulaire interne, services concernés et démonstrations attendues.
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Interroger les utilisateurs
Chaque collaborateur reçoit un lien et fait son entretien quand il veut, avec l’intervieweuse plutôt qu’avec un collègue de la DSI. Il choisit ce qu’il montre, relit ce qui a été retenu et valide avant que cela parte.
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3
Analyser les usages
L’analyse relie chaque étape de process à l’outil réellement utilisé, relève ressaisies, irritants et outils non référencés, et propose des relances quand deux services décrivent différemment le même flux.
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4
Partager les résultats
Votre équipe relit, sélectionne les preuves et publie un livrable navigable pour la direction, qui voit la synthèse et les preuves choisies, jamais les enregistrements complets.
Exemple : une école de commerce de 380 salariés
Exemple fictif, pour illustrer une mission type.- Entreprise auditée
- École de commerce privée, 380 salariés administratifs et pédagogiques, DSI interne de douze personnes, revue des usages avant le renouvellement de ses applications.
- Populations interrogées
- Scolarité Admissions Relations entreprises Finance
- Thèmes du guide
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- Applications utilisées au quotidien
- Outils créés ou adoptés par le service
- Échanges de données entre services
- Irritants et contournements
- Pics d’activité de l’année
- Montrez-moi
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Montrez-moi comment vous suivez une candidature
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Montrez-moi le fichier de suivi des conventions de stage
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Constats d’exemple
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Outil
Les conventions de stage sont collectées par un formulaire en ligne gratuit créé par le service, hors des applications gérées par la DSI.
Capture épinglée, relations entreprises 1 · 07:21 -
Ressaisie
Chaque candidat admis est ressaisi par la scolarité dans le logiciel de gestion des études, à partir d’un export de la plateforme d’admission.
Extrait audio, scolarité 3 · 16:58 -
Irritant
En période de rentrée, la génération des attestations de scolarité se fait une par une, ce qui mobilise le service plusieurs jours.
Extrait audio, scolarité 1 · 22:30
Ce que l’équipe obtient
- Une vue des usages réels des applications, process par process et service par service.
- Un inventaire des applications fantômes et des fichiers qui servent de référentiel.
- Les irritants et les ressaisies du quotidien, reliés à leurs preuves.
- Des opportunités priorisées pour alimenter la feuille de route de la DSI ou le plan d’amélioration continue.
Questions fréquentes des équipes internes
Une équipe interne peut-elle utiliser TellMeHow sans cabinet ?
Oui. Le produit est le même que pour les cabinets : une DSI ou une direction des opérations dispose de son propre espace, mène ses missions et publie son livrable en interne. Le devis s’établit comme pour un cabinet, après une démonstration.
Faut-il informer les représentants du personnel ?
En France, un outil qui enregistre la voix et l’écran peut nécessiter l’information et la consultation du CSE, même en phase pilote. TellMeHow fournit un kit CSE et un modèle d’AIPD, et la qualification juridique finale revient à votre juriste ou à votre DPO.
La direction peut-elle écouter les entretiens ?
Non. Dans TellMeHow, le sponsor voit la synthèse publiée et les preuves sélectionnées, jamais les enregistrements bruts ni les transcriptions complètes. L’avancement qui lui est présenté pendant la mission est agrégé par population.
Faut-il installer un logiciel sur les postes ?
Non. L’entretien se fait dans le navigateur, depuis un lien personnel, sans agent installé ; rien n’est capté en dehors d’une session ouverte par le collaborateur. Sur un poste géré, la permission de partage d’écran du système peut toutefois devoir être autorisée.
Les fonctionnalités en jeu
- Partage d’écran L’intervieweuse demande « montrez-moi » et voit l’écran partagé, là où le travail se fait réellement.
- IA et Labo voix Fournisseur et modèle choisis usage par usage, et un labo pour comparer les voix en conversation réelle.
- Confidentialité et RGPD Des process, jamais des personnes : floutage, conservation limitée, kits CSE et AIPD fournis.
Autres cas d’usage
- Conseil en organisation Un diagnostic organisationnel nourri par chaque collaborateur, et une cartographie qui montre ses sources.
- Transformation digitale L’état des lieux avant le programme : les outils réellement utilisés, pas seulement ceux du schéma directeur.
- Intégrateurs ERP / CRM Un recueil des besoins fondé sur l’existant tel qu’il est vraiment utilisé, exportable en BPMN.
Voyez un audit complet en trente minutes.
Un entretien vocal avec partage d’écran, la carte des process qui en sort, le livrable que lit le sponsor : sur une mission de démonstration, avec vos questions.