Auditer les achats et le traitement des factures fournisseurs
Demandeurs, acheteurs, magasin et comptabilité fournisseurs tiennent chacun une partie du circuit. TellMeHow les interroge, voit leurs écrans et reconstitue le process jusqu’au paiement, avec ses seuils de validation et ses risques.
Par processus ou secteur
Un circuit plein de contrôles supposés
Une demande d’achat part d’un service, l’acheteur passe la commande, le magasin réceptionne, la comptabilité rapproche la facture de la commande et du bon de réception, puis la met en paiement. Sur le papier, chaque étape a son contrôle. Dans les faits, une partie des factures arrive sans commande, les validations au-delà d’un seuil se font par e-mail et le rapprochement se termine dans un tableur. Le circuit des coordonnées bancaires fournisseurs, lui, est rarement documenté.
Ce qui rend ce process difficile à auditer
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Les risques se cachent dans les gestes ordinaires
Changer l’IBAN d’un fournisseur sur simple e-mail, sans rappel ni double validation, est un geste banal pour qui le fait. Il ne ressort pas d’une question générale ; il apparaît quand on demande à voir la fiche fournisseur.
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Le rapprochement échappe aux outils
Écarts de prix, livraisons partielles, factures sans numéro de commande : le traitement des anomalies se fait souvent hors de l’ERP, avec des règles que seule la comptabilité fournisseurs connaît.
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Des données sensibles à l’écran
Montrer son logiciel comptable, c’est afficher des IBAN et des coordonnées de tiers. Il faut pouvoir regarder le process sans exposer ces données au-delà du nécessaire.
La démarche, en quatre temps
Le guide vient de votre méthode ; TellMeHow le suit et ajoute ce que l’écran montre.
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1
Préparer le guide du circuit
Vous créez une population par acteur du circuit et rendez obligatoires les thèmes qui comptent pour vous : seuils de validation, gestion des factures sans commande, modification des données fournisseurs. Vous fixez les démonstrations attendues.
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2
Regarder le circuit en action
Chaque participant fait son entretien depuis son poste, à son rythme. L’intervieweuse demande à voir une facture en cours de rapprochement ou une fiche fournisseur. Les IBAN et numéros de carte détectés à l’écran sont floutés par défaut avant l’envoi au modèle de vision.
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3
Faire ressortir règles et écarts
L’analyse reconstitue le circuit, relève les seuils réellement appliqués et les compare à ceux que décrivent les autres services. Quand deux versions d’une même validation s’opposent, elle propose une relance ciblée.
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4
Livrer un constat étayé
Vous publiez sous votre marque la carte du circuit, les risques de contrôle interne repérés, les volumes estimés et les opportunités, avec pour chaque point l’extrait ou la capture qui le fonde.
Exemple : un groupe de services aux entreprises
Exemple fictif, pour illustrer une mission type.- Entreprise auditée
- Groupe de services aux entreprises de 250 personnes, quatre filiales, une comptabilité centralisée.
- Populations interrogées
- Demandeurs des services opérationnels Achats Comptabilité fournisseurs Trésorerie
- Thèmes du guide
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- Expression du besoin et demande d’achat
- Commande et réception
- Rapprochement et traitement des anomalies
- Validation et mise en paiement
- Création et modification des fournisseurs
- Montrez-moi
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Rapprocher une facture de sa commande et de sa réception
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Modifier les coordonnées bancaires d’un fournisseur
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Constats d’exemple
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Risque
Les IBAN fournisseurs sont modifiés sur réception d’un e-mail, sans contre-appel ni double validation.
Capture épinglée, comptabilité fournisseurs 1 · 31:12 -
Volume
Environ 120 factures fournisseurs par mois, dont une partie notable reçue sans numéro de commande, d’après deux participants.
Extrait audio, comptabilité fournisseurs 2 · 08:40 -
Règle de gestion
Au-delà de 5 000 €, la facture est validée par le directeur de la filiale, qui signe un document imprimé.
Extrait audio, achats 1 · 17:26
Ce que vous livrez
- Le circuit de la demande d’achat au paiement, avec ses acteurs, ses outils et ses seuils de validation réels.
- Les risques de contrôle interne repérés, comme la modification d’IBAN sans double validation, chacun relié à sa preuve.
- Les volumes et durées estimés, avec leur fourchette et leurs sources.
- Des opportunités priorisées selon votre barème : dématérialisation, rapprochement automatique, renforcement des contrôles.
Questions fréquentes
Comment TellMeHow protège-t-il les IBAN visibles à l’écran ?
Avant l’envoi d’une image au modèle de vision, TellMeHow détecte les données sensibles par règles, dont les IBAN et les numéros de carte, et floute les zones concernées. Ce floutage est activé par défaut et réglable par mission. Aucune détection n’est parfaite, et le participant peut aussi masquer lui-même une zone de son écran.
TellMeHow peut-il remplacer un audit de contrôle interne ?
Non. TellMeHow collecte et consolide la description des process par ceux qui les font, preuves à l’appui. Il fait ressortir des risques comme une validation manquante, mais la qualification des contrôles et les recommandations restent le travail du cabinet.
Peut-on ajouter des données chiffrées aux entretiens ?
Oui. Vous pouvez déposer des exports, par exemple la liste des factures d’un trimestre, comme pièces de la mission. L’analyse s’en sert pour confirmer ou nuancer les volumes cités en entretien, et chaque passage utilisé devient une preuve citable.
Le participant peut-il retirer ce qu’il a montré ?
Oui. À la fin de chaque chapitre, il relit ce que l’intervieweuse a retenu, corrige ou retire des points, et peut supprimer un passage de l’enregistrement. Ce qui est retiré disparaît de l’analyse, des preuves et du livrable.
Les fonctionnalités en jeu
- Partage d’écran L’intervieweuse demande « montrez-moi » et voit l’écran partagé, là où le travail se fait réellement.
- Analyse croisée Tous les entretiens croisés en constats sourcés, avec les contradictions et les relances pour les lever.
- Confidentialité et RGPD Des process, jamais des personnes : floutage, conservation limitée, kits CSE et AIPD fournis.
Autres cas d’usage
- Arrivée d’un collaborateur Auditer l’intégration des nouveaux arrivants, un process où chacun ne voit que sa part.
- Services terrain Auditer les interventions terrain avec des techniciens rarement au bureau, depuis leur téléphone.
- Devis à encaissement Auditer la chaîne commerciale, de la demande de devis à la relance des impayés, service par service.
Voyez un audit complet en trente minutes.
Un entretien vocal avec partage d’écran, la carte des process qui en sort, le livrable que lit le sponsor : sur une mission de démonstration, avec vos questions.