# L’état des lieux digital tel que les équipes le vivent > L’état des lieux avant un programme : les outils vraiment utilisés, les tableurs de contournement, les ressaisies, vus à l’écran et chiffrés. Source : https://tellmehow.io/cas-usage/transformation-digitale · Mis à jour le : 2026-10-18 Un programme de transformation se construit sur un état des lieux. TellMeHow le dresse à partir de ce que chaque collaborateur montre de son poste : outils officiels, tableurs parallèles et passerelles faites à la main. Pour un cabinet de transformation digitale, TellMeHow mène les entretiens d’état des lieux en voix et en voyant l’écran partagé, repère les écarts entre outils officiels et outils réellement utilisés, puis consolide le tout en une carte des process et une liste d’opportunités reliées à leurs preuves, pour prioriser les chantiers du programme. ### Le point de départ d’un programme Avant de proposer une feuille de route, le cabinet doit comprendre comment l’entreprise travaille aujourd’hui. La DSI fournit la liste des applications ; les métiers, eux, vivent avec des exports, des tableurs partagés et des courriels qui font le lien entre ces applications. Cet usage réel conditionne l’adoption des futurs outils. Il se découvre rarement en atelier, parce qu’il paraît trop banal pour être cité. ### Ce que l’inventaire officiel ne montre pas #### Les tableurs devenus des applications Un fichier partagé créé pour dépanner sert depuis des années de base de suivi. Il porte des règles de gestion que personne n’a documentées et qu’un nouvel outil devra reprendre. #### Des usages très différents d’un site à l’autre Le même logiciel est utilisé à fond dans une agence et contourné dans la suivante. Un échantillon de quelques ateliers ne permet pas de voir cette dispersion. #### Des chantiers priorisés à l’intuition Sans volumes ni fréquences, l’ordre des chantiers repose sur ce qui a été dit le plus fort. Le comité de pilotage manque d’éléments pour arbitrer. ### De l’état des lieux à la priorisation La collecte couvre tout le périmètre du programme sans mobiliser vos consultants sur chaque entretien. #### Cadrer l’inventaire des usages Vous partez d’une méthode d’audit des outils et vous y ajoutez le contexte du client : applications connues, sigles maison, sites concernés. Pour chaque population, vous listez les démonstrations attendues, comme la saisie d’un devis ou le suivi d’une livraison. #### Faire montrer le poste de travail Le participant partage son écran entier, ce qui laisse voir les logiciels installés et les fichiers ouverts. L’intervieweuse demande à voir chaque manipulation décrite et pose des questions sur ce qu’elle voit, par exemple l’origine d’un chiffre recopié. #### Croiser outils, flux et volumes L’analyse relie chaque étape de process à l’outil réellement utilisé, relève les ressaisies et les fichiers parallèles, et estime volumes et durées avec leur fourchette et leurs sources. #### Proposer l’ordre des chantiers Les opportunités apparaissent dans une matrice gain/effort, selon le barème de votre méthode. Vous ajustez, rédigez vos recommandations et publiez un livrable navigable pour le comité de pilotage. ### Exemple : un négociant en matériaux de 450 personnes Exemple fictif, pour illustrer une mission type. Négoce de matériaux de construction, 450 salariés, 22 agences, avant un programme de modernisation des outils commerciaux et logistiques. - Comptoirs d’agence - Achats - Crédit client - Logistique et livraisons - Outils utilisés au quotidien - Fichiers et tableurs partagés - Établissement d’un devis chantier - Planification des livraisons - Échanges entre agences et siège - Montrez-moi comment vous préparez un devis - Montrez-moi le fichier de planification des tournées Les tournées de livraison sont planifiées dans un tableur partagé par agence, alimenté à la main depuis les commandes de l’ERP. Les prix négociés pour les gros chantiers sont recopiés depuis un courriel des achats dans chaque devis, faute de grille tarifaire partagée. Environ 60 à 90 devis chantier par semaine et par agence, d’après quatre participants des comptoirs. ### Ce que le cabinet livre - Un état des lieux des outils réellement utilisés, process par process, au-delà de l’inventaire officiel. - La liste des tableurs et fichiers parallèles, avec ce qu’ils contiennent et qui les alimente. - Des volumes et des durées estimés, avec leur fourchette et leurs sources. - Une matrice gain/effort des chantiers possibles, base de la feuille de route du programme. ### Questions fréquentes des cabinets de transformation **Pourquoi faire partager l’écran entier ?** Dans TellMeHow, le partage d’écran entier est proposé par défaut pour que les logiciels installés et les fichiers ouverts soient visibles, pas seulement un onglet. Le participant peut choisir une seule fenêtre, changer d’écran ou couper le partage à tout moment. **Les données sensibles visibles à l’écran sont-elles protégées ?** Un floutage, activé par défaut et réglable par mission, masque des données détectées comme les IBAN ou les numéros de carte avant l’envoi des images au modèle de vision et sur la vidéo enregistrée. Aucune détection n’est parfaite, ce que l’écran d’accueil indique au participant, qui peut aussi masquer lui-même une zone. **Peut-on intégrer des données issues des outils du client ?** Oui, par des pièces (exports, tableurs, procédures) et par un import structuré dans un format d’échange documenté. TellMeHow ne se connecte pas directement aux logiciels du client : les données entrent par fichiers ou par import. **Comment sont estimés les volumes ?** Les volumes viennent de ce que disent et montrent les participants, et des sources importées. TellMeHow les présente avec une fourchette et la liste des sources, et une contradiction entre deux sources peut déclencher une relance ciblée. --- - English : https://tellmehow.io/en/use-cases/digital-transformation.md