Le cadrage d’un projet ERP ou CRM, à partir de l’usage réel
Les spécifications d’un projet d’intégration valent ce que vaut le recueil des besoins. TellMeHow interroge chaque utilisateur clé sur sa façon de travailler, écran partagé, et en tire les process, les ressaisies et les règles de gestion à reprendre.
Par type de cabinet
La phase de cadrage d’un projet d’intégration
Avant de paramétrer un ERP ou un CRM, l’intégrateur doit comprendre l’existant : les flux de la commande à la facture, les exceptions, les règles appliquées au quotidien. Les ateliers réunissent les responsables, qui décrivent le fonctionnement prévu par l’ancien système. Les contournements, les fichiers annexes et les règles connues d’une seule personne remontent souvent en recette, quand les corriger coûte cher. Un cadrage plus complet réduit les avenants et les surprises au démarrage.
Ce qui échappe aux ateliers de cadrage
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Les ressaisies entre outils
Un numéro de commande recopié du CRM vers l’ERP, un export retraité dans un tableur avant import : ces passerelles manuelles sont des besoins d’interface que personne ne pense à exprimer.
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Les règles de gestion implicites
Remises par famille, validation au-delà d’un seuil, priorité donnée à certains clients : beaucoup de règles vivent dans la tête des utilisateurs plutôt que dans le paramétrage actuel.
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Des utilisateurs clés peu disponibles
Les personnes qui connaissent le mieux l’existant sont aussi les plus sollicitées. Bloquer une demi-journée d’atelier se négocie, et l’agenda du projet glisse.
Du recueil des besoins aux spécifications
Les entretiens alimentent directement la matière de vos spécifications, avec des preuves que le client peut vérifier.
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Préparer le guide de cadrage
Vous indiquez le périmètre du projet, les logiciels en place et le vocabulaire du client. Pour chaque population, vous fixez les thèmes et les démonstrations attendues, comme la saisie d’une commande ou la clôture mensuelle.
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Faire dérouler l’existant à l’écran
Chaque utilisateur clé fait son entretien quand son agenda le permet, en plusieurs sessions si besoin. L’intervieweuse demande à voir chaque manipulation, relève les champs recopiés d’un écran à l’autre et fait préciser les cas particuliers.
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Reconstituer process et règles
L’analyse produit les process étape par étape, avec l’acteur, l’outil, l’entrée et la sortie, les variantes et les règles de gestion relevées. Les écarts entre services deviennent des contradictions à lever avant la rédaction des spécifications.
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Livrer et exporter
Vous relisez et publiez un livrable navigable pour le client. Chaque process s’exporte en BPMN 2.0 pour vos outils de modélisation, et les constats en CSV ou JSON pour vos outils de suivi.
Exemple : un fabricant d’équipements de 140 personnes
Exemple fictif, pour illustrer une mission type.- Entreprise auditée
- Fabricant d’équipements de manutention, 140 salariés, un site de production, remplacement de son ERP et mise en place d’un CRM.
- Populations interrogées
- Administration des ventes Planification de production Achats et approvisionnement Comptabilité
- Thèmes du guide
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- De l’offre commerciale à la commande
- Nomenclatures et options produit
- Lancement des ordres de fabrication
- Facturation et avoirs
- Fichiers et outils hors ERP
- Montrez-moi
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Montrez-moi la saisie d’une commande avec options
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Montrez-moi comment vous préparez le plan de charge
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Constats d’exemple
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Ressaisie
Chaque commande validée est ressaisie dans l’ERP à partir du PDF de l’offre, options comprises, faute de lien entre l’outil de chiffrage et l’ERP.
Capture épinglée, ADV 2 · 09:26 -
Règle de gestion
Une remise supérieure à 12 % sur une machine standard exige l’accord du directeur commercial, contrôlé à la main par l’ADV.
Extrait audio, ADV 1 · 31:05 -
Outil
Le plan de charge de l’atelier est tenu dans un tableur qui recalcule les dates de livraison promises, absent du périmètre initial du projet.
Pièce déposée, planification 1 · plan_charge_S41.xlsx
Ce que l’intégrateur livre
- Les process existants modélisés, exportables en BPMN 2.0 vers vos outils.
- Un inventaire des ressaisies et des passerelles manuelles, autant de besoins d’interface à spécifier.
- Les règles de gestion relevées, chacune reliée à l’extrait ou à la capture qui la fonde.
- Une base de spécifications partagée avec le client, qui peut vérifier chaque point avant validation.
Questions fréquentes des intégrateurs
Les process peuvent-ils être repris dans nos outils de modélisation ?
Oui. TellMeHow exporte chaque process au format BPMN 2.0, et les constats et opportunités en CSV ou JSON. Le livrable navigable reste disponible pour le client en parallèle.
TellMeHow se connecte-t-il à l’ERP actuel du client ?
Non. TellMeHow travaille à partir des entretiens, des pièces déposées (exports, fichiers, procédures) et d’imports structurés, sans connexion directe aux outils du client.
Remplace-t-il les ateliers de conception ?
Non. TellMeHow prend en charge le recueil de l’existant, poste par poste. Les ateliers de conception du futur système restent menés par l’intégrateur, sur une base plus complète et vérifiable.
Que se passe-t-il si deux services décrivent différemment le même flux ?
L’analyse de TellMeHow crée une contradiction qui présente les deux versions avec leurs preuves et propose une relance de quelques questions. Le consultant tranche, envoie la relance ou garde la contradiction comme constat, par exemple deux pratiques qui coexistent selon le type de commande.
Les fonctionnalités en jeu
- Partage d’écran L’intervieweuse demande « montrez-moi » et voit l’écran partagé, là où le travail se fait réellement.
- Carte des process Les process reconstitués étape par étape, avec acteurs, outils, volumes et irritants, chacun sourcé.
- Guide d’entretien Votre méthode, déclinée par mission, par service et par personne : l’IA mène votre audit, pas le sien.
Autres cas d’usage
- Agences d’automatisation Repérer les tâches répétitives, estimer leurs volumes avec sources et argumenter chaque devis.
- Qualité et conformité L’écart entre la procédure écrite et la pratique réelle, documenté par des preuves horodatées.
- DSI et équipes internes Le même outil, pour auditer en interne : usages réels des applications, irritants, applications fantômes.
Voyez un audit complet en trente minutes.
Un entretien vocal avec partage d’écran, la carte des process qui en sort, le livrable que lit le sponsor : sur une mission de démonstration, avec vos questions.