# Trouver ce qui mérite d’être automatisé, chiffres et sources à l’appui > Repérer les tâches répétitives et les ressaisies, estimer volumes et durées avec leurs sources, prioriser les automatisations par gain et effort. Source : https://tellmehow.io/cas-usage/agences-automatisation · Mis à jour le : 2026-10-18 Un devis d’automatisation se défend avec des volumes et des durées. TellMeHow repère les tâches répétitives et les ressaisies poste par poste, les estime avec leurs sources et les classe par gain et par effort. Pour une agence d’automatisation, TellMeHow conduit les entretiens de découverte avec les collaborateurs du client, en voix et en voyant leur écran, puis identifie les tâches répétitives et les ressaisies, estime volumes et durées avec leurs sources et propose des opportunités priorisées par gain et effort. La sortie est neutre : aucune plateforme d’automatisation n’est imposée. ### Le métier de l’agence Une agence d’automatisation vend du temps gagné : des workflows, des intégrations entre outils, des scripts qui suppriment une tâche manuelle. Pour proposer les bons chantiers, elle doit d’abord savoir où part le temps, ce qui suppose de regarder les gens travailler. Le dirigeant client connaît les grandes douleurs, rarement les volumes ni le détail des manipulations. Sans ces éléments, le devis repose sur des hypothèses que le client peut contester. ### Ce qui freine la découverte #### Les tâches trop banales pour être citées Copier un montant d’un PDF vers un logiciel, renommer des fichiers, relancer par courriel : ces gestes répétés des dizaines de fois par jour sortent rarement d’un entretien classique. #### Des volumes au jugé Sans fréquence ni durée unitaire, le gain annoncé reste une estimation de l’agence. Le client signe moins vite, ou négocie le périmètre à la baisse. #### Une découverte coûteuse avant même le devis Interroger chaque poste prend des jours que l’agence peine à facturer. La tentation est de proposer l’automatisation la plus visible plutôt que la plus utile. ### De la découverte au devis argumenté La découverte devient une étape cadrée, menée en parallèle auprès de toutes les personnes concernées. #### Paramétrer la méthode d’automatisation Vous partez du modèle de méthode d’audit d’automatisation et vous y mettez vos catégories d’opportunités (intégration entre outils, workflow, suppression de tâche, formation) et votre barème de priorité. #### Faire montrer les tâches répétitives L’intervieweuse fait décrire puis montrer les manipulations du quotidien. Elle demande les fréquences et les durées (« à peu près combien par semaine ? ») et fait confirmer les chiffres importants. #### Estimer et prioriser L’analyse relève ressaisies, irritants et volumes, puis propose des opportunités avec un gain estimé en heures par mois, une fourchette, un calcul visible et un effort estimé. Une source importée peut confirmer ou contredire les estimations des participants. #### Livrer et chiffrer Le client reçoit un livrable navigable avec une matrice gain/effort, à votre marque. Vous appuyez votre devis sur les constats et leurs preuves, et exportez les opportunités en CSV ou JSON. ### Exemple : un cabinet d’expertise comptable de 60 personnes Exemple fictif, pour illustrer une mission type. Cabinet d’expertise comptable, 60 salariés, deux bureaux, environ 900 dossiers clients, avant un projet d’automatisation de la production. - Collaborateurs comptables - Service paie - Assistanat administratif - Juridique - Collecte des pièces auprès des clients - Saisie et rapprochement bancaire - Préparation des bulletins de paie - Relances et échanges avec les clients - Outils et fichiers de suivi des dossiers - Montrez-moi comment vous traitez les justificatifs reçus - Montrez-moi votre suivi des pièces manquantes Environ 250 à 400 relances de pièces manquantes par mois, envoyées une à une depuis la messagerie, d’après cinq collaborateurs comptables. Les variables de paie reçues par courriel sont recopiées dans le logiciel de paie depuis un tableur fourni par chaque client, dans un format différent à chaque fois. Les justificatifs déposés par les clients sont renommés à la main avant classement, à raison de deux à trois minutes par lot d’après le service. ### Ce que l’agence livre - Un inventaire des tâches répétitives et des ressaisies, process par process. - Des volumes et des durées estimés, chacun avec sa fourchette et ses sources. - Une matrice gain/effort des opportunités, selon vos catégories et votre barème. - Une base factuelle pour vos devis, que le client peut vérifier constat par constat. ### Questions fréquentes des agences d’automatisation **TellMeHow impose-t-il une plateforme d’automatisation ?** Non. La sortie de TellMeHow est neutre : les catégories d’opportunités viennent de votre méthode, et les opportunités s’exportent en CSV ou JSON. Vous recommandez les outils que vous maîtrisez. **Comment les gains sont-ils estimés ?** Chaque opportunité dans TellMeHow porte un gain estimé en heures par mois, sous forme de fourchette avec le calcul visible, ainsi qu’un effort estimé. Elle est reliée aux constats qui la justifient, eux-mêmes reliés à leurs preuves. **Peut-on compléter les entretiens par des données chiffrées ?** Oui. TellMeHow accepte des pièces (exports, tableurs) et des imports structurés dans un format d’échange documenté, par exemple des volumes de messages mesurés par un autre outil. L’analyse les confronte aux estimations des participants et peut proposer une relance en cas d’écart. **L’intervieweuse propose-t-elle des solutions pendant l’entretien ?** Non, par défaut l’intervieweuse de TellMeHow ne juge pas, ne conseille pas et ne propose pas de solution, pour ne pas orienter le récit du participant. La méthode du cabinet peut modifier ce comportement par une consigne explicite. --- - English : https://tellmehow.io/en/use-cases/automation-agencies.md